Архив құжаттарын «Е-архив» ақпараттық жүйесіне енгізу жұмыстары қарқынды жүргізілу үстінде

«Жуалы ауданының мемлекеттік архиві» коммуналдық мекемесінде бүгінгі күнде сақталған жалпы – 146 қор, 23 542 сақтау бірлікті құрайды. Оның ішінде, 44 қор JPEG форматқа ауыстырылып, 10 643 сақтау бірлік – 1 164 207 парақ өткізілді. 7 қор ПДФ форматқа, 1 769 сақтау бірлік – 1 30 507 парақ ауысты. «Е-arhive» ақпараттық жүйесіне 7 қор 1 753 сақтау бірлік – 129 772 парақ енгізілді.
Жуалы ауданы бойынша Ұлттық архив қорының толықтыру көздерінің тізіміне 49 мекеме кіргізілген. Оның 47-сі мемлекеттік, ал екеуі мемлекеттік емес мекеме. Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы №370-ІІ Заңының негізінде ведомостволық архивте сақталып жатқан құжаттар 5 жылға дейін құжаттар сараптама комиссиясымен бекітіліп, қағаз түрінде және электрондық түрде тұрақты құжаттар мемлекеттік архивке сақтауға өткізілуі керек.
Сонымен қатар, архивте «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы №236 Бұйрығына сәйкес, электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы, «Е-архив» ақпараттық жүйесімен мекемелер номенклатура функциясы бойынша жүйелі жұмыстар атқарылу үстінде. Бұл істе әрбір құжатты мұқият қарап тексеріп, оны талдап, ондағы ақпараттарды дұрыс көрсетудің маңыздылығы өте зор. Алдағы уақытта сол құжаттар сол жүйеден электрондық түрде «Е-архив» ақпараттық жүйесіне миграция жасалады. Немесе мекеме таратылған жағдайда, сол ақпараттық жүйенің ішіндегі құжаттармен архивке тапсырылады.
Ақпараттық жүйеге енгізілген құнды архив құжаттары таяу болашақта қызмет алушы жеке тұлғалар үшін электрондық түрде қолжетімді болады. Архив анықтамалары, бұйрықтар, шаруашылық кітаптары, қаулы, өкім, шешімдер, келісім-шарттар, сонымен бірге, нотариалды құжаттар толығымен «Е-архив» ақпараттық жүйесіне енгізіледі.

Рүстем Кайпеков,
«Жуалы ауданының мемлекеттік архиві» мекемесінің қойма меңгерушісі